Sehr geehrte Damen und Herren,

im Rahmen der Digitalisierung haben schon länger Übergaben mit Datenträgern bei WEG-Übernahmen Einzug gehalten. Aber auch bei einer älteren WEG müssen analoge Daten übernommen, umgewandelt oder verarbeitet werden. Was früher eine reine „analoge“ Platzfrage war, hat sich oftmals in einen „digitalen Datenfriedhof“ verwandelt.

Spätestens bei einem Systemwechsel oder der Übernahme einer WEG stellt sich die Frage von Löschen, Aufheben/Sichern oder Umwandeln oder dem physischen Auslagern von Alt-Akten, die der WEG gehören. Was kann weg und was besser nicht?

Denn ein reiner Löschvorgang nach 10 Jahren Aufbewahrungsfrist genügt längst nicht: Mit den richtigen Dokumentationsschritten, einer sinnvollen Vorgehensweise und klarer Abstimmung mit der WEG, der die Daten formal gehören, können diese Prozesse bei richtiger Herangehensweise gut gehandhabt werden. Je nach Vertrag wird dies sogar gesondert vergütet bzw. die Auslagerung bezahlt. Und es erspart unnötige Auseinandersetzungen mit Eigentümern und Beiräten.

Wir wollen praktikable Lösungen zeigen, die den Workflow beschreiben und vor Fallstricken warnen, die bei unbedachter Herangehensweise entstehen können.

Unser BVI-Datenschutzexperte Reinhold Okon, Zert. Datenschutzbeauftragter (TÜV Süd), erklärt anschaulich und leicht verständlich alle Schritte, die erforderlich sind.

Wir freuen uns, wenn Sie am Dienstag, den 25.Februar 2025, mit dabei sind.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr BVI e.V.